菅野労務FP事務所ブログ

マイナンバー利用で届出不要となった従業員の住所変更手続

マイナンバーの利用により届出が不要となった従業員の住所変更

2018年3月5日から年金事務所等への届出書類でも原則マイナンバーを利用

 平成28年1月より個人番号(マイナンバー)制度がスタートし、平成30年3月5日からは、会社が年金事務所等に届け出る書類でも、原則としてマイナンバーを利用することになりました。
 運用はすでに開始されていますが、ここではマイナンバーを利用することにより届出が不要となった従業員の住所変更について整理しておきます。

 以前のブログ記事「健康保険・厚生年金保険の氏名変更届・住所変更届が簡略化」でも同様なことを述べておりますが、お客様からの質問もそれなりにあるので、改めて記載します。

1.住所が記載不要となった資格取得届

 社会保険の手続きでマイナンバーの利用が開始されたことに伴い、各種届出様式が全面的に見直され、これまで基礎年金番号を用いて届出をしていたものが、マイナンバーを記載できるようになりました。

 例えば「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」では、基礎年金番号の代わりにマイナンバーを記載することで、従業員の住所を記載する必要がなくなり、手続き完了後に送られてくる書類で従業員の基礎年金番号や住所を確認することができる仕組みとなりました。
 ただし、マイナンバーの提出を拒否する従業員や、海外居住者等でマイナンバーを持っていない従業員については基礎年金番号および住所を省略することができません。

2.届出が不要となった住所変更届

 マイナンバーと基礎年金番号が紐付けされている従業員は、日本年金機構が定期的に住民票の住所を確認し比較することで、住所の変更があったときには、日本年金機構に登録されている住所の情報が更新されることになっています。
 そのため、マイナンバーの利用が開始された平成30年3月5日以降の従業員の住所変更は届出が不要となりました。

3.居所の登録と変更

 日本年金機構に登録する住所としては、まずは住民票の住所を登録することが考えられますが、住民票の住所のみならず、住民票と異なる住所(居所)を登録すること(以下、「居所登録」という)ができます。
 新たに住民票の住所から居所に登録を変更するときには、「健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届」(以下、「住所変更届」という)を年金事務所等に届け出ることになります。また、登録している居所を変更するときにも住所変更届の届出が必要です。

 なお、平成30年3月4日までに居所登録をしている従業員については、新たに居所登録をする必要はありませんが、平成30年3月5日以降に住民票の住所を変更した場合、変更後は、住民票の住所に送付物が送られることになっています。住民票の住所の変更後も引き続き居所登録を希望するときは、住所変更届により居所を届け出る必要があります。

 住所変更の届出が不要となる人は、マイナンバーと基礎年金番号の紐付けがされている従業員のみになります。今後は、従業員のマイナンバーの管理と、マイナンバーと基礎年金番号の紐付けがされているかの管理も必要です。
 従業員から確実にマイナンバーを提出してもらい、日本年金機構に届け出ることで、なるべく管理の手間を減らしていきたいものです。

参考リンク

日本年金機構「従業員及び被扶養配偶者の住所に変更があったときの手続き」
http://www.nenkin.go.jp/service/kounen/jigyosho-hiho/hihokensha1/20150320.html

※文書作成日時点での法令に基づく内容となっております。

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