３６協定の特別条項を運用する際の注意点

「木戸部長」
　こんにちは。年度末に向けて、大口の注文が入る見込みがあり、36協定で締結している1ヶ月45時間の時間数（以下、「延長時間」という）を超える可能性が出てきました。パートタイマーの募集もしているのですがなかなか採用ができず、残業で乗り切る必要がありそうです。この延長時間を超えて残業させてしまったとしても問題ないのでしょうか。

「社労士」
　いまのお話では、予想外の大口の注文が入りそうということですね。残業は原則として、36協定の限度時間の範囲とする必要がありますが、特別条項を結んでおくことで、そのような特別な事情がある場合には、年6回まで延長時間を超えて残業をさせることができます。

「木戸部長」
　特別条項ですか？

「社労士」
　はい、そうです。お手元に36協定があるようですので、確認しておきましょうか。私の記憶では、36協定を作成する際に、大口の受注が入るかも知れないとお聞きし、特別条項を設けた記憶があります。

「木戸部長」
　どの部分でしょうか。

「社労士」
　えーっと、やはり設けてありますね。こちらの部分です。

「木戸部長」
　そうでした、思い出しました。これまでは何とか1ヶ月45時間の延長時間を超えないようにしてきましたが、今回はまさに「通常の生産量を大幅に超える受注が集中し、特に納期がひっ迫したとき」に該当するのでこの特別条項を適用するということですね。実際の手続きについては、どのようにしたらよいのでしょうか？

「社労士」
　締結した36協定にあるように、労働者の過半数代表者に対して、事前に特別条項を適用する旨を通知する必要があります。例えば、実際に2月に大口の注文が入り、残業時間が45時間を超える可能性が出てきたのであれば、その対象となる従業員を洗い出して、特別条項を適用する旨を通知することとなります。

「坂本社長」
　特別条項の適用単位は、製造部などの単位ではなく、従業員単位となるのですか。

「社労士」
　御社の特別条項の内容は、1年に6回までとなっており、この回数は従業員単位となります。一方で、通知の中身については特に制約は設けられていません。

「木戸部長」
　なるほど。ところで、通知は労働者の過半数代表者にのみ行えばよいのでしょうか。特別条項が適用になる従業員に対して伝える必要はありますか。

「社労士」
　実務的には、過重労働の問題もありますので、残業が増えるという話を上長から伝えてもらった方がよいと考えますが、特別条項を適用するときの手続きにおいては、特別条項が適用となる従業員に通知する必要までは求められていません。また、36協定は労働基準監督署へ届出の必要がありますが、この通知の届け出は必要ありません。

「木戸部長」
　そうですか。それでは、労働者の過半数代表者に口頭で伝えておけばよいですね。

「社労士」
　そこはやはり書面で残しておくべきでしょう。特別条項を適用するときには、手続きを行った時期、内容、相手方等を明らかにしておく必要があるとされており、明らかにする方法としては書面等となっています。口頭では記録が曖昧になりやすいため、書面の内容を確認して渡すべきだと考えられます。

「坂本社長」
　なるほど。多少、手間にはなるものの書面を2部作成し、お互いの確認印を押した上で、会社と労働者の過半数代表とで保管をしておくといいですね。

「社労士」
　そうですね。そのような方法を採っておかれるとよいと思います。また、特別条項が適用できるときであっても、過重労働のリスクはあります。健康管理はいつも以上に留意してください。

「木戸部長」
　承知しました。ひとまず、大口の受注を断らずに済むことでほっとしています。ありがとうございました。