当社では、従業員に「在職証明書」を発行する際に、申請書を提出してもらうようにしていますが、その申請書には「使用目的」欄があります。
　そして、この欄が空欄になっているときは証明書を発行せず、必ず記入するように求めています。

　このような運用は問題あるでしょうか。
　また、証明者は社長名でなく人事部長名でも有効でしょうか。

上記「在職証明書を発行する場合、使用目的の記入を絶対条件としてもよいでしょうか？」に対する回答

　在職証明書は任意の証明書類ですので、その発行手続きや申請書の記入事項等は任意に決めることができます。

　したがって、申請書に使用目的の記入を求めても法令に抵触するものではありませんが、使用目的の記入を在職証明書発行の絶対条件とすることは行き過ぎかと思われます。

　使用目的を把握せずに在職証明書を発行しても特段のリスクが生じるとは考えられないからです。

　なお、証明者は人事部長でも構いません。

　在職証明書は、企業等に使用される者が、自己の社会的信頼性等を証明するために、勤務先の企業名や勤続年数また担当職務や役職位等について会社から証明を受ける書面で、住宅資金の融資審査を受けるときや就労する女性がその子を保育園に預けるときなどの証明書類として広く使用されています。

　在職証明書は、法令で定められた証明書ではなく任意のものですので、その発行手続きや申請書の記載事項等は任意に決めることができます。

　したがって、貴社のように、「使用目的」を記入することとしても差し支えありませんが、当該証明書の性格からみて、使用目的を把握しないで証明書を発行したとしても特段のリスクが生じるとは考えられないことを勘案すると、使用目的の記載を発行要件とする必要性はないものと思われます。

　したがって、申請書に使用目的欄があること自体は問題ではありませんが、その記載を証明書発行の絶対条件とすることは行き過ぎかと思われます。

　また、二つめのご質問ですが、発行者名は、社長名である必要はなく人事部長名でも差し支えありません。

　在職証明書その他各種証明書類の証明は、通常「使用者」が行ないますが、労働基準法第12条では、使用者を、「事業主又は事業の経営担当者その他その事業の労働者に関する事項について、事業主のために行為をするすべての者をいう」と定めており、使用者は社長に限定されるものではないからです。

　「人事部長」は、一般に、法人の「機関」であり、前述の労働基準法上の「使用者」に該当しますので、提出先が特に「代表者による証明」を求めるものでない限り、人事部長名でも有効と考えてよいでしょう。

　次には、アクセスの多いＱ＆Ａ記事のトップ10を表示しています。

• （現在集計中）